Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger
1. Dataansvarlig
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter er dataansvarlig.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter
Telefon: 57538750
Email: hotel@skj.dk
Adresse: Skjoldenæsvej 106
4174 Jystrup
Kontaktperson: Susanne Bruun de Neergaard
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.
Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenters serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter
Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter afgiver til Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter.
2. Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenters indsamling af personoplysninger
Personoplysninger indsamles af Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter
på følgende vis:
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.
3. Oplysninger som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter indsamler
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter indsamler følgende personoplysninger:
En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.
Dette kan f.eks. være oplysninger om:
Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.
Udover de oplysninger som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.
Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter vilkår og betingelser samt Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
4. Betaling med betalingskort
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter anvender Nets, til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Nets og Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Kunder og gæster betaler ved afrejse og der opkræves ikke betalingsoplysninger ved bestillinger og bookinger.
Betalingsoplysninger på leverandører oplyses af leverandøren på faktura og gemmes i vores betalingssystem Concorde c5. Efter ophørt samarbejde med leverandører slettes data efter 6 måneder.
Opgives betalingsoplysninger herudover, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.
5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:
Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter serviceydelser.
6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Yderligere vil Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.
I nogle tilfælde vil Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenters behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.
En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter og kvaliteten af Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter serviceydelser og produkter.
Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer. Dette kan f.eks. kan være placering af værelse ved et evt. handicap, som giver gæsten den bedste oplevelse på Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter.
I nogle situationer modtager Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent, anden virksomhed eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger gemmes i to år.
7. Den registreredes rettigheder
Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.
Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.
Hvis nogle af de oplysninger, som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter er lovmæssigt forpligtede til at gemme.
Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.
Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter er i besiddelse af.
En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.
Den registrerede kan også kontakte Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter
Skriftlig anmodning sendes til Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.
Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.
Sikkerhed og deling af personoplysninger
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Kun de personer/ansatte hos Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter indgår løbende databehandleraftaler med alle Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.
For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører herunder videreformidling af kontakt til teambuilding firmaer, registrering i golfbox samt udveksling af relevante oplysninger for at kunne levere den efterspurgte service dog kun ved kundes egen anmodning om at der ønskes et tilbud eller der ønskes booket en ydelse.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter sletter dine personoplysninger, når Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenters lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede
10. Cookies
Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter anvender cookies. Yderligere oplysning om Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter cookiepolitik kan indhentes her: https://www.skj.dk/skjoldenaesholm/cookiepolitik/
11. Klage
Klage over Skjoldenæsholm Hotel og Konferencecenter behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk
